Jak funguje v kancelářské praxi sdílené pracovní místo?
Sdílení pracovních míst v kanceláři přináší řadu výhod. S efektivním využitím pracovního místa totiž můžete nejen ušetřit peníze,
ale také zvýšit produktivitu své kanceláře. Jaké zásady je vždy vhodné dodržovat a pro jaké profese není sdílení stolu vhodné? Přinášíme nejdůležitější informace.
Sdílené pracovní místo aneb
hot desking
Model sdíleného pracovního místa vznikl již na konci
20. století a běžně se označuje jako „desk sharing“ či
„hot desking“. Tento název přešel z původního označení „hot bunking“, kterým námořníci nazývali sdílené postele pro pracující na směny.
Konceptu sdílení jednoho pracovního stolu pro více zaměstnanců roste popularita, a to především kvůli skutečnosti, že řada firem se naučila v uplynulých letech fungovat v tzv. hybridním režimu. Zaměstnanci kombinují pobyt v kanceláři s prací z domova.
Sdílení míst v číslech
O dobrých důvodech pro zavedení desk sharingu vás mohou přesvědčit i následující statistiky:
-
Podle studie společnosti Cushman & Wakefield z roku 2020, sdílení pracovních stanic může v průměru snížit náklady na nájem kancelářského prostoru o 25 až 30 %.
-
Podle studie společnosti Deskmag z roku 2019, 74 % uživatelů sdílení pracovních stanic uvádí, že se jim podařilo zlepšit svou produktivitu.
-
Podle průzkumu společnosti Global Workplace Analytics z roku 2020, 86 % zaměstnavatelů uvádí, že sdílení pracovních stanic zvyšuje spokojenost a angažovanost zaměstnanců.
-
Podle studie společnosti Coworking Resources z roku 2021, 44 % uživatelů sdílených pracovních stanic pracuje ve firmách s méně
než 10 zaměstnanci, zatímco 37 % pracuje ve firmách s více než 100 zaměstnanci.
Mezi firmy, které využívají sdílení pracovních stanic, patří nejen giganti jako Google či Microsoft, ale i řada našich klientů jako LMC, Pierre Fabre, Productboard nebo T-Mobile.
Využijte volné místo efektivně
Pokud firma kombinuje práci na dálku a práci z kanceláře, obecně platí, že stačí mít k dispozici pracovní místo
pro zhruba 80 % zaměstnanců. Volné místo, které získáte odstraněním přebytečných stolů, lze prakticky využít.
S tím vám pomůže jak naše oddělení workplace consultancy, tak tým zkušených architektů.
Do volného prostoru je možné umístit například relaxační zónu nebo prostor pro spolupráci a brainstorming. Rozšíření možností pro zaměstnance zvýší celkovou produktivitu kanceláře a udrží v prostoru příjemnou atmosféru.
Jak může sdílené pracovní místo fungovat?
Model sdíleného pracovního místa je vhodný
pro zaměstnance, kteří nepracují z kanceláře každý den. Zcela nevhodné je pak tento koncept využívat u pozic,
kde lidé pracují s větším množstvím dokumentů a papírů. Sdílení se velice dobře osvědčilo u lidí kombinující práci
z domova s prací z kanceláře a ke své činnosti potřebují jen počítač a internetové připojení.
Zásadní pro fungování sdíleného místa je nastavení pevných pravidel. Zejména pak dodržování předem domluveného rozvrhu pro daný stůl. Velmi přínosná je
pro bezproblémový chod kanceláře také clean desk policy (politika čistého stolu). Tedy jasně vymezená pravidla o tom, jak by měl váš stůl při odchodu
z práce vypadat.
Zásady, které byste měli u hot deskingu dodržovat
Při sdílení stolu mezi více zaměstnanci je třeba myslet také na určitá hygienická pravidla. Rozhodně by měl být zajištěn každodenní úklid pracovního místa a je vhodné mít k dispozici i dezinfekční pomůcky a utěrky, které mohou zaměstnanci využít.
Další oblastí, na kterou je třeba myslet, je bezpečnost. Pokud je na místě využíván například společný počítač, měl by každý zaměstnanec mít možnost se přihlásit do svého účtu. Je vhodné mít k dispozici také uzamykatelné zásuvky či skříňky, kam si jednotliví pracovníci mohou ukládat věci potřebné k práci. Nakonec každý zaměstnanec je jiný, a proto neváhejte investovat do kvalitního polohovatelného stolu. Ten si bude moci každý pracovník nastavit přesně podle sebe. To samé platí i pro židli.
Rozdělte prostor
na jednotlivé zóny
Aby hot desking skutečně fungoval, je nutné dopřát zaměstnancům prostor pro kolektivní tvoření i oblast pro soustředěnou nerušenou práci. Některá kancelářská místa by se měla nacházet dál od sebe. Důležitá je také promyšlená akustika. Do volného prostoru můžete pak umístit velký stůl určený pro coworking (spolupráci).
Objevte
výhody sdílení
Desk sharing má řadu benefitů. Aby však byli všichni spokojeni, je třeba dodržovat jasná pravidla a promyslet předem celý koncept. Ten je nutné zohlednit také
ve firemní kultuře a nastavení jednotlivých procesů. Pokud chcete se zavedením sdílených míst poradit, neváhejte nás kontaktovat. Ke každé firmě přistupujeme zcela individuálně s cílem najít optimální řešení.
Autoři fotografií: Aeternus Pictures, Petr Andrlík, Prokop Laichter
Publikováno: 19. 4. 2023
