Hybridní práce aneb jak koronavirus mění zavedené způsoby práce
Koronavirus přiměl společnosti po celém světě k hledání nových cest v organizaci práce. Pro celou řadu z nich je představitelnou budoucností model kombinující práci na dálku a čas v kanceláři. Jak v praxi funguje hybridní práce, jaká jsou její specifika a jaký vliv má tato úprava na samotné kanceláře?
Rozhodování za dob přetrvávající nejistoty
Aktuální situace volá po alternativních podobách firemní komunikace, pracovní doby i fyzické přítomnosti
v kancelářích. Některé firmy umožnily zaměstnancům pokračovat v práci na dálku alespoň do roku 2021, další zavedly na pracovišti časové harmonogramy a menší pracovní skupiny. Přetrvávající nejistota týkající se budoucího vývoje však nahrává hybridní práci, tedy kombinaci práce na dálku s prací v kanceláři.
Náklonnost k tomuto modelu potvrzuje i květnová studie ze Stanfordu, která ukazuje, že 55 % amerických pracovníků chce kombinovat práci doma a v kanceláři. Dle našeho průzkumu pracovního prostředí v době covidové považuje 38 % zaměstnanců z pohledu produktivity za nejlepší kombinaci práce z domova a z kanceláře.
Jak hybridní práce vypadá a bude vypadat?
Mezi základní vlastnosti hybridní práce patří více autonomie v rozhodování, odkud chce v daný moment zaměstnanec pracovat. Stejně tak vyžaduje po pracovníkovi aktivně přemýšlet nad tím, s kým a kdy potřebuje pracovat, s kým se musí setkat osobně, co ovlivňuje jeho produktivitu a co potřebuje k výkonu. Hybridní práce tak rozhodně není synonymem absolutní volnosti a flexibility.
Fyzickou kontrolu lidí v týmu nahradilo úkolové řízení. V praxi je v hybridních společnostech často vidět stanovení určitých dnů pro schůzky a spolupráci v kanceláři a stanovení vzdálených dní pro práci s individuálním zaměřením. Fyzická přítomnost je vhodná například pro:
- zahájení či ukončení projektu
- nábor nového člena a budování týmu
- synchronizaci aktivit
- schůzky s klíčovými partnery a klienty
Jiné úhly pohledu na hybridní práci
Nicholas Bloom, profesor ekonomie na Stanfordské univerzitě
a odborník na práci na dálku, předpokládá, že po ústupu pandemie budou lidé pracovat z domova v průměru dva dny
v týdnu. Toto rozložení je podle něj ideální pro zachování produktivity a snížení stresu z dojíždění.
Marco Minervini, výzkumník organizačního designu z evropské obchodní školy INSEAD, varuje, že smíšený model dokáže vytvořit propast mezi zaměstnanci v kanceláří a lidmi na home office. Hybridní práce podle něj dokáže potenciálně zhoršit rozdíly mezi pohlavími, protože u žen se předpokládá převzetí povinnost spojených s péčí o domácnost.
Výzvy hybridní práce
- Další negativum může být spojeno se samotnou digitální komunikací. Třebaže se lidé naučili používat nástroje na vzdálenou komunikaci, neznamená to eliminaci komunikačních problémů. Sociální zábrany jsou při práci tváří v tvář silnější a konflikt je tak pravděpodobnější při komunikaci na dálku. Překážkou jsou také projevy emocí, se kterými dle Petra Pouchlého, interakčního designéra ze studia Court of Moravia, mohou pomáhat karty:
Vstoupit někomu do řeči při poradě s více lidmi při práci na dálku zdaleka není tak taktní a snadné jako naživo. Sada fyzických signalizačních karet pro účastníky i facilitátora doplní chybějící řeč těla, kterou samotná tvář, často ve snížené kvalitě přenosu, nezvládne.
- Určitou frustraci vyvolávají také technické nedostatky a nízká kvalita přenosu. Je tak zcela klíčové přizpůsobit hybridním schůzkám
IT vybavení. Účastník připojený vzdáleně by neměl být pouze na telefonu, měl by být také vidět. To ostatně potvrzuje i Hana Púllová, Managing Partner Jobs 2030:
Při našich mastermind diskuzích se seniorskými HR lídry na téma, jak nastavit hybridní model práce, aby fungoval dlouhodobě, jsme si ověřili, že vybavení pro práci z domova by se nemělo podceňovat. Dokonce to může být jeden z diskriminačních faktorů. Pokud člověk, který pracuje z domova, nemá dostatečné technické vybavení, internet mu padá, nefunguje mu kamera, apod. nemůže se aktivně zapojovat do diskuzí. Má pak frustrace z toho, že potřebuje sdělit některé informace, ale kvůli špatnému spojení je jeho příspěvek přerušován.
Hana dále zmiňuje další důležitý prvek hybridní práce...
- Ruku v ruce s přenosem obrazu jde také kvalita zvuku. Třebaže jsou moderní notebooky vybaveny již poměrně kvalitním mikrofonem, investice do vhodného ozvučení (například zabudovaného do stropu zasedací místnosti) se jednoznačně vyplatí. Možnosti přibližuje Jiří Plátek, Workplace Design Specialist ze společnosti AV MEDIA:
Nové hybridní scénáře práce vyžadují přizpůsobit kancelářské prostory zvukovým zážitkem, který umožní přirozeně komunikovat a spolupracovat se vzdálenými týmy nebo jednotlivci. To, co je dnes opravdu důležité, je poskytnout lidem mezi počítačem a zasedací místnosti jedno dokonalé digitální prostředí. Zkuste přemýšlet o svých virtuálních schůzkách, které jste v posledních měsících měli. Kolik procent času jste strávili tím, že jste potřebovali něco přenastavit nebo jste žádali vzdálené účastníky, aby se během diskuse opakovali, protože jim nebylo rozumět. Důležitou zprávou je, že řešení v audiovizuálním světě existuje.
- Cíl uskutečnit příjemnou a produktivní schůzku v režimu částečně distribuovaného týmu podporuje také akustika, osvětlení a další faktory zasedacích místností. Potřebné úpravy, jak na to odhaluje Martin Židek, architekt ze společnosti CAPEXUS a spoluautor návrhu kanceláří T-Mobile.
Funkční zasedačka má rezervační systém. Při plánování schůzky se rozešle online pozvánka pro účastníky, kteří nemohou být přítomni osobně. V místnosti musí být správně vyřešena akustika, ozvučení a přenos zvuku. Zasedací místnost určená pro online meetingy by měla mít promítací obrazovku s obrazovým snímačem. V neposlední řadě je důležité příjemné umělé osvětlení a celkové estetické pojetí prostoru. V takovém prostředí se budou cítit dobře jak účastníci schůzky přítomni v samotné zasedačce, tak ti komunikující na dálku.
Je třeba
se přizpůsobit
Efektivní hybridní kultura pracoviště by měla umožňovat lidem pracovat v různou dobu, z různých míst a v různém tempu. Minervini doporučuje rozdělit práci na úkoly, které mohou zaměstnanci provádět samostatně a u kterých se mohou rozhodovat rychle, aniž by bylo nutné,
aby kolegové byli současně online. Hybridní práce je
o nových postupech a přístupech, na které je nutné
si zvyknout.