Moderní technologie dělají kanceláře komfortnější, zdravější a produktivnější

Digitální technologie výrazně proměnily a neustále mění kancelářskou práci. Vývoj nových technologií jde kupředu a je jenom na konkrétní firmě, kterých nástrojů využije pro zlepšení produktivity nebo komunikace mezi kolegy. My jsme se rozhodli podívat na několik současných technologických trendů, které kancelářský život již obohacují. Zaostříme také na technologie, jejichž využití v kancelářích
se teprve formuje.

Aplikace pro rychlou komunikaci i hladší chod kanceláře 

Záběr na pracovní počítač a mobilní telefon

Moderní technologie

Moderní kancelář není jenom jedna budova nebo její patro na jedné lokalitě. Společnosti mají často pobočky
v několika zemích a v současné situaci samozřejmě mnoho lidí pracuje i z domova. Ukočírovat tým na několika kontinentech vyžaduje odpovídající technologické vybavení. Naštěstí existuje velké množství šikovných aplikací, které umožňují nejen rychlou komunikaci tváří
v tvář či přes text, ale také bleskové sdílení souborů 
nebo nápadů při brainstormingu. Klasikou v tomto ohledu
je dnes Slack, který poskytuje přehledné prostředí pro chat mezi kolegy spolu se sdílením a komentováním souborů.

Videokonference pomocí mobilního zařízení

Online schůzky

Pořádání videokonferencí může být někdy produktivnější než trávení poloviny dne v konferenční místnosti, špatně vybraná aplikace ale nedovolí online schůzkám dosáhnout svého potenciálu. Kromě oblíbeného softwaru jako ZoomGoogle Meet nebo Skype for Business doporučujeme pro video rozhovory vyzkoušet
BigBlueButton – open source nástroj vytvořený pro online vzdělávání, který se skvěle hodí pro brainstorming díky sdílené digitální tabuli a dalším vychytávkám.

Pohled na mobilní zařízení s aplikacemi

Chytré aplikace

Chod kanceláře může někdy připomínat zlehka organizovaný chaos. Pokud vás už nebaví neustále zjišťovat u recepční, která konferenční místnost je zrovna zabraná a kdy je možné si ji zamluvit, vyzkoušejte třeba aplikaci Skedda. Tato aplikace byla vytvořena jako online nástroj pro jednoduché vytváření rozvrhů místností
v coworkingových prostorech, skvěle ale zafunguje
i v klasické kanceláři. Rozsáhlejší funkce pro chod kanceláře včetně fakturace či nástrojů pro komunikaci se zákazníky nabízí softwarová platforma OfficeRnD.

Senzory a internet věcí

Chytré LED osvětlení

Efektivní prostředí

Osvětlení, teplota či kvalita vzduchu v kanceláři má enormní vliv na produktivitu zaměstnanců. V mnoha kancelářích proto začínají implementovat aspekty
tzv. internetu věcí – propojení senzorů a chytrých technologií, které umožňují regulovat prostředí kanceláře efektivně a přesně podle momentálních potřeb. Chytré LED osvětlení je prvním zásadním krokem k příjemnější moderní kanceláři. Světla se umí dynamicky zapínat
a vypínat na základě registrace pohybu v místnosti 
a mění svou intenzitu podle míry slunečního svitu. 

Comfy aplikace k napojení ke vzduchotechnice a světel

Propojení 

Zaměstnanci pak mají možnost si osvětlení sami nastavit přes aplikaci včetně jeho barevného složení. Podobným způsobem lze pracovat i s teplotou či vlhkostí. Aplikace Comfy umožňuje napojení vzduchotechniky, topení i světel, díky čemuž si mohou zaměstnanci přesně nastavit prostředí v kanceláři, které jim vyhovuje z hlediska produktivity a zdraví. Kromě toho dokáže Comfy také rezervovat místnosti nebo dokáže sloužit jako navigátor v budově. Podobně funguje i aplikace Spaceflow, která dokáže napojit také například monitoring kapacity místností, což se hodí zvláště v pokoronavirové době

Virtuální projekty

Virtuální realita

Virtuální atmosféra

Digitální komunikace je pro kanceláře i v běžném životě již normou. Stále se v ní ale částečně ztrácí určité nuance osobního setkání. Virtuální realita představuje jednu
z nejslibnějších cest, jak digitální svět propojit se světem reálným. Klíčem je vytvoření virtuálního prostředí, kde můžeme svoje smysly a přirozené způsoby komunikace využívat lépe než při ťukání do klávesnice.

Záběr na pracovní prostředí a moderní techniku

Dálkové řešení

Díky virtuální realitě je již nyní možné například dálkově trénovat zaměstnance ve virtuálních výukových místnostech, které napodobují prostředí, v němž se pak budou reálně pohybovat. Slibnou cestu, jak virtuální realitu využít, představuje i její uplatnění v HR pro pořádání pohovorů a seznamování potenciálních zaměstnanců
s fungováním kancelářské budovy na dálku.

Tablet s 360stupňovou vizualizací

Reálná vizualizace

Ve virtuální realitě můžete také doslova cestovat do budoucnosti. Například španělský výrobce kancelářského nábytku Actiu, kterého CAPEXUS exkluzivně zastupuje
v Česku
, vytvořil virtuální aplikaci pro prezentaci projektů. Navrhované prostory si tak místo obrázků můžete prohlédnout v živé 360stupňové vizualizaci. Klienti tak ve virtuálním prostoru vidí reálné rozložení a proporce budoucího interiéru. Virtuální přístup je výhodný i pro samotné designéry, kteří si mohou svoje dosud nezrealizované návrhy projít a na vlastní kůži zjistit, jak působí.

Chytré technologie se musí chytře implementovat

Zaměstnanci ukazující na monitor počítače

Inovativní technika

Vývoj technologií je extrémně rychlý a snaha udržet
s ním za každou cenu krok může být kontraproduktivní. Před nasazením nové technologie do kanceláře je nutné vzít v potaz nejenom cenu, ale také její reálný přínos
a možnost zapojení do firemní kultury. Odrazovým můstkem pro implementaci nové technologie je analýza využívání stávajících technologických nástrojů. I tento krok je součástí Poradenství v oblasti pracovního prostředí, které společnost CAPEXUS také poskytuje. Zjistěte, co se osvědčilo, co leží ladem a kde se nacházejí skulinky, které by technologie mohla zaplnit.

Zaujal vás tento článek? Sdílejte jej.