Moderní technologie dělají kanceláře komfortnější, zdravější a produktivnější
Digitální technologie výrazně proměnily a neustále mění kancelářskou práci. Vývoj nových technologií jde kupředu a je jenom na konkrétní firmě, kterých nástrojů využije pro zlepšení produktivity nebo komunikace mezi kolegy. My jsme se rozhodli podívat na několik současných technologických trendů, které kancelářský život již obohacují. Zaostříme také na technologie, jejichž využití v kancelářích
se teprve formuje.
Aplikace pro rychlou komunikaci i hladší chod kanceláře
Moderní technologie
Moderní kancelář není jenom jedna budova nebo její patro na jedné lokalitě. Společnosti mají často pobočky
v několika zemích a v současné situaci samozřejmě mnoho lidí pracuje i z domova. Ukočírovat tým na několika kontinentech vyžaduje odpovídající technologické vybavení. Naštěstí existuje velké množství šikovných aplikací, které umožňují nejen rychlou komunikaci tváří
v tvář či přes text, ale také bleskové sdílení souborů
nebo nápadů při brainstormingu. Klasikou v tomto ohledu
je dnes Slack, který poskytuje přehledné prostředí pro chat mezi kolegy spolu se sdílením a komentováním souborů.
Online schůzky
Pořádání videokonferencí může být někdy produktivnější než trávení poloviny dne v konferenční místnosti, špatně vybraná aplikace ale nedovolí online schůzkám dosáhnout svého potenciálu. Kromě oblíbeného softwaru jako Zoom, Google Meet nebo Skype for Business doporučujeme pro video rozhovory vyzkoušet
i BigBlueButton – open source nástroj vytvořený pro online vzdělávání, který se skvěle hodí pro brainstorming díky sdílené digitální tabuli a dalším vychytávkám.
Chytré aplikace
Chod kanceláře může někdy připomínat zlehka organizovaný chaos. Pokud vás už nebaví neustále zjišťovat u recepční, která konferenční místnost je zrovna zabraná a kdy je možné si ji zamluvit, vyzkoušejte třeba aplikaci Skedda. Tato aplikace byla vytvořena jako online nástroj pro jednoduché vytváření rozvrhů místností
v coworkingových prostorech, skvěle ale zafunguje
i v klasické kanceláři. Rozsáhlejší funkce pro chod kanceláře včetně fakturace či nástrojů pro komunikaci se zákazníky nabízí softwarová platforma OfficeRnD.
Senzory a internet věcí
Efektivní prostředí
Osvětlení, teplota či kvalita vzduchu v kanceláři má enormní vliv na produktivitu zaměstnanců. V mnoha kancelářích proto začínají implementovat aspekty
tzv. internetu věcí – propojení senzorů a chytrých technologií, které umožňují regulovat prostředí kanceláře efektivně a přesně podle momentálních potřeb. Chytré LED osvětlení je prvním zásadním krokem k příjemnější moderní kanceláři. Světla se umí dynamicky zapínat
a vypínat na základě registrace pohybu v místnosti
a mění svou intenzitu podle míry slunečního svitu.
Propojení
Zaměstnanci pak mají možnost si osvětlení sami nastavit přes aplikaci včetně jeho barevného složení. Podobným způsobem lze pracovat i s teplotou či vlhkostí. Aplikace Comfy umožňuje napojení vzduchotechniky, topení i světel, díky čemuž si mohou zaměstnanci přesně nastavit prostředí v kanceláři, které jim vyhovuje z hlediska produktivity a zdraví. Kromě toho dokáže Comfy také rezervovat místnosti nebo dokáže sloužit jako navigátor v budově. Podobně funguje i aplikace Spaceflow, která dokáže napojit také například monitoring kapacity místností, což se hodí zvláště v pokoronavirové době.
Virtuální projekty
Virtuální atmosféra
Digitální komunikace je pro kanceláře i v běžném životě již normou. Stále se v ní ale částečně ztrácí určité nuance osobního setkání. Virtuální realita představuje jednu
z nejslibnějších cest, jak digitální svět propojit se světem reálným. Klíčem je vytvoření virtuálního prostředí, kde můžeme svoje smysly a přirozené způsoby komunikace využívat lépe než při ťukání do klávesnice.
Dálkové řešení
Díky virtuální realitě je již nyní možné například dálkově trénovat zaměstnance ve virtuálních výukových místnostech, které napodobují prostředí, v němž se pak budou reálně pohybovat. Slibnou cestu, jak virtuální realitu využít, představuje i její uplatnění v HR pro pořádání pohovorů a seznamování potenciálních zaměstnanců
s fungováním kancelářské budovy na dálku.
Reálná vizualizace
Ve virtuální realitě můžete také doslova cestovat do budoucnosti. Například španělský výrobce kancelářského nábytku Actiu, kterého CAPEXUS exkluzivně zastupuje
v Česku, vytvořil virtuální aplikaci pro prezentaci projektů. Navrhované prostory si tak místo obrázků můžete prohlédnout v živé 360stupňové vizualizaci. Klienti tak ve virtuálním prostoru vidí reálné rozložení a proporce budoucího interiéru. Virtuální přístup je výhodný i pro samotné designéry, kteří si mohou svoje dosud nezrealizované návrhy projít a na vlastní kůži zjistit, jak působí.
Chytré technologie se musí chytře implementovat
Inovativní technika
Vývoj technologií je extrémně rychlý a snaha udržet
s ním za každou cenu krok může být kontraproduktivní. Před nasazením nové technologie do kanceláře je nutné vzít v potaz nejenom cenu, ale také její reálný přínos
a možnost zapojení do firemní kultury. Odrazovým můstkem pro implementaci nové technologie je analýza využívání stávajících technologických nástrojů. I tento krok je součástí Poradenství v oblasti pracovního prostředí, které společnost CAPEXUS také poskytuje. Zjistěte, co se osvědčilo, co leží ladem a kde se nacházejí skulinky, které by technologie mohla zaplnit.
Publikováno: 21. 5. 2020