Kdy a proč se vyplatí stěhování do nových kanceláří?
Přesun kanceláří je logisticky i investičně náročný proces. Dlouhodobě však přestěhování do nových kanceláří může přinést pozitivní změny ve spokojenosti zaměstnanců a finanční stabilitě firmy. Předtím, než ke stěhování dojde, je potřeba zvážit mnoho faktorů, které ovlivní úspěšnost přesunu do nových kancelářských prostor. Podívejme se tedy zblízka na obecně platné rady i zkušenosti reálných zaměstnanců, kteří si stěhováním do nových prostory prošli.
Dopad na zaměstnance
B2B portál Clutch.com v minulém roce provedl průzkum u stálých zaměstnanců několika desítek firem, které v posledních 10 letech změnily sídlo svých kanceláří. Celkem bylo tázáno 503 zaměstnanců a z výsledků mimo jiné vyplývá, že:
- Pro 68 % zaměstnanců mělo stěhování pozitivní dopad na jejich produktivitu a spokojenost s pracovním prostředím.
- Za hlavní výhodu stěhování kanceláří považují zaměstnanci zvýšený komfort (68 % dotázaných). Velkou roli také hraje více prostoru pro práci (61 %), vizuálně přitažlivější prostředí (50 %) a lepší lokalita (48 %).
- I když dlouhodobě přineslo stěhování pozitiva, pro 67 % zaměstnanců bylo samotné stěhování spojené s krátkodobým poklesem produktivity a zvýšeným stresem.
- U lidí s negativními zkušenostmi mělo největší váhu delší dojíždění do kanceláře (30 %) a horší lokalita kanceláří (18 %).
Hlas zaměstnanců
Zaměstnanci by proto měli mít svůj hlas při výběru lokality nových kanceláří, načasování stěhování (i když ideální doba neexistuje) a také při zařizování a úpravách interiéru kanceláří. Přesun sídla firmy ve skutečnosti neušetří peníze, pokud za nižší pronájem zaplatíte sníženou produktivitou a spokojeností zaměstnanců.
Je tedy třeba před stěhováním i navržením nových kanceláří provést šetření mezi zaměstnanci, ze kterého vyplynou realistické požadavky na možná zlepšení.
Prioritou
je komunikace
Nutností je také pravidelná a dostatečně obsáhlá komunikace o budoucím/potenciálním stěhování. Využijte všech hlavních komunikačních kanálů, které máte k dispozici (interní informační systém, firemní email, společná setkání...) k informování zaměstnanců o všech chystaných změnách a vývoji příprav nových kanceláří. Ne vždy je před dokončením možná ukázka nových prostor na živo, ale fotografickou reportáž zaměstnanci určitě ocení.
V důsledku krize spojené s pandemií nového typu koronaviru firmy hledají kanceláře s menší výměrou. Znamená to tedy, že je nutné obětovat vysoce ceněnou výhodu pro zaměstnance, tedy větší prostor na práci? Vůbec ne. Reálná výměra prostoru není přímo úměrná subjektivnímu pocitu z pracovního prostředí. Pokud správně implementujete akustická opatření, vizuálně rozdělíte a zároveň prosvětlíte interiér, tak i v menších kancelářích mohou zaměstnanci získat více osobního prostoru.
Pro a proti
Jak se tedy rozhodnout ve chvíli, kdy nevíte, jestli výhody stěhování převažují nad nevýhodami?
Zaměřte se na následující faktory:
1. Náklady
V úvahu je nutné vzít všechny náklady a porovnat stávající kanceláře s potenciálními prostory pro přestěhování.
Jaká je situace ohledně nájmu, cen energií či služeb?
Stěhování představuje dobrou motivaci pro komplexní audit výdajů společnosti a hledání více efektivních skulinek.
2. Dostupnost pro zaměstnance
Dlouhé dojíždění a nedostatečná infrastruktura veřejné dopravy mohou i z jinak skvělých prostorů udělat velmi špatnou volbu. Dávejte si pozor, aby tento faktor pro mnoho zaměstnanců nepřevážil všechno ostatní a stěhování by vás tak připravilo
o spoustu zkušeností ve firmě.
3. Lokalita
Kromě dostupnosti je pro lokalitu také důležité její okolí.
Mají zaměstnanci možnost trávit přestávky v příjemném prostředí?
Je v blízkosti nových kanceláří dostatečná občanská vybavenost?
4. Firemní identita
Návrh interiéru nových kanceláří by měl co nejvíce odrážet firemní identitu. Docílí se toho implementací loga, firemních barev, dekorací a kreativních řešení prostoru. Výsledný efekt podpoří firemní kulturu a bude lépe působit na klienty i návštěvníky.
5. Technologie
Bez přístupu ke kvalitním moderním technologiím se dnes kanceláře již neobejdou. Ujistěte se, že změnou sídla nepřicházíte
o technologické výhody a přemýšlejte, jak do nového pracoviště zapojit technologické vychytávky.
6. Inovativní přístupy k práci
S menšími kancelářemi lze velmi dobře pracovat v hybridním režimu. Zavedení flexibilního konceptu, práce odkudkoliv a další způsoby, jak skloubit práci z domova a z kanceláře, nejsou výhodné pouze v době pandemie. Dávají zaměstnancům svobodu výběru místa, kde se jim pracuje nejlépe.
Efektivní strategie stěhování
Stěhování je týmový úkol jako každý jiný a je k němu tak potřeba přistupovat. Pokud má celý proces proběhnout co nejefektivněji a bez zbytečných zádrhelů, tak je potřeba se si předem připravit strategii, která by měla zahrnovat:
- Odpovědné osoby, které mají za úkol stěhování organizovat, kontrolovat průběžně o něm informovat.
- Co nejpřesnější časový rozvrh, který je dostupný pro všechny, kterých se přímo týká.
- Výsledné cíle a kroky k jejich dosažení, které lze postupně objektivně prohlásit za dokončené a odškrtnout z checklistu. Vyhnete se tak chaosu a nejasnostem z hlediska časového rozvrhu (jakmile je hotovo X a Y, začneme se Z a teprve po dokončení Z se stěhujeme).
- Odpovědi na klíčové otázky pro zaměstnance (dostupnost, charakteristika lokality, výhody nových kanceláří, rozmístění prostor)
- Komunikační plán, ve kterém bude zahrnuta nejenom interní komunikace, ale také informování klientů a sdílení na sociálních médiích společnosti.
Shrnuto a podtrženo
Díky dobře připravené strategii nebudete zbytečně ztrácet čas a průběžně ji můžete upravovat, když vyvstanou během procesu stěhování problémy nebo se objeví nutné změny.
S otázkami stěhování do nových kanceláří vám velmi rádi pomůžeme. Nabízíme vám schůzku s našimi
move managery z oddělení workplace consultancy.
Publikováno: 30. 9. 2020