Kdy a proč se vyplatí stěhování do nových kanceláří?

Přesun kanceláří je logisticky i investičně náročný proces. Dlouhodobě však přestěhování do nových kanceláří může přinést pozitivní změny ve spokojenosti zaměstnanců a finanční stabilitě firmy. Předtím, než ke stěhování dojde, je potřeba zvážit mnoho faktorů, které ovlivní úspěšnost přesunu do nových kancelářských prostor. Podívejme se tedy zblízka na obecně platné rady i zkušenosti reálných zaměstnanců, kteří si stěhováním do nových prostory prošli. 

Dopad na zaměstnance

B2B portál Clutch.com v minulém roce provedl průzkum u stálých zaměstnanců několika desítek firem, které v posledních 10 letech změnily sídlo svých kanceláří. Celkem bylo tázáno 503 zaměstnanců a z výsledků mimo jiné vyplývá, že:

  • Pro 68 % zaměstnanců mělo stěhování pozitivní dopad na jejich produktivitu a spokojenost s pracovním prostředím.
  • Za hlavní výhodu stěhování kanceláří považují zaměstnanci zvýšený komfort (68 % dotázaných). Velkou roli také hraje více prostoru pro práci (61 %), vizuálně přitažlivější prostředí (50 %) a lepší lokalita (48 %).
  • I když dlouhodobě přineslo stěhování pozitiva, pro 67 % zaměstnanců bylo samotné stěhování spojené s krátkodobým poklesem produktivity a zvýšeným stresem.
  • U lidí s negativními zkušenostmi mělo největší váhu delší dojíždění do kanceláře (30 %) a horší lokalita kanceláří (18 %).
Relaxed work environment

Hlas zaměstnanců

Zaměstnanci by proto měli mít svůj hlas při výběru lokality nových kanceláří, načasování stěhování (i když ideální doba neexistuje) a také při zařizování a úpravách interiéru kanceláří. Přesun sídla firmy ve skutečnosti neušetří peníze, pokud za nižší pronájem zaplatíte sníženou produktivitou a spokojeností zaměstnanců.
Je tedy třeba před stěhováním i navržením nových kanceláří provést šetření mezi zaměstnanci, ze kterého vyplynou realistické požadavky na možná zlepšení.

Nejlepší je, pokud takové šetření provádí přímo firma, která přípravu nových kanceláří zajišťuje, protože pak lze rovnou připravit několik možných variant řešení a zapracovat je do návrhu.
Týmová spolupráce na pracovním projektu

Prioritou
je komunikace

Nutností je také pravidelná a dostatečně obsáhlá komunikace o budoucím/potenciálním stěhování. Využijte všech hlavních komunikačních kanálů, které máte k dispozici (interní informační systém, firemní email, společná setkání...) k informování zaměstnanců o všech chystaných změnách a vývoji příprav nových kanceláří. Ne vždy je před dokončením možná ukázka nových prostor na živo, ale fotografickou reportáž zaměstnanci určitě ocení.

V důsledku krize spojené s pandemií nového typu koronaviru firmy hledají kanceláře s menší výměrou. Znamená to tedy, že je nutné obětovat vysoce ceněnou výhodu pro zaměstnance, tedy větší prostor na práci? Vůbec ne. Reálná výměra prostoru není přímo úměrná subjektivnímu pocitu z pracovního prostředí. Pokud správně implementujete akustická opatření, vizuálně rozdělíte a zároveň prosvětlíte interiér, tak i v menších kancelářích mohou zaměstnanci získat více osobního prostoru.

Pro a proti

Jak se tedy rozhodnout ve chvíli, kdy nevíte, jestli výhody stěhování převažují nad nevýhodami?
Zaměřte se na následující faktory:

Záběr na světla

1. Náklady

V úvahu je nutné vzít všechny náklady a porovnat stávající kanceláře s potenciálními prostory pro přestěhování.
Jaká je situace ohledně nájmu, cen energií či služeb?
Stěhování představuje dobrou motivaci pro komplexní audit výdajů společnosti a hledání více efektivních skulinek.

Pražská tramvaj

2. Dostupnost pro zaměstnance

Dlouhé dojíždění a nedostatečná infrastruktura veřejné dopravy mohou i z jinak skvělých prostorů udělat velmi špatnou volbu. Dávejte si pozor, aby tento faktor pro mnoho zaměstnanců nepřevážil všechno ostatní a stěhování by vás tak připravilo
o spoustu zkušeností ve firmě.

Výhled na budovu ve které sídlí kanceláře IPP

3. Lokalita

Kromě dostupnosti je pro lokalitu také důležité její okolí.
Mají zaměstnanci možnost trávit přestávky v příjemném prostředí?
Je v blízkosti nových kanceláří dostatečná občanská vybavenost?

Minimalistická recepce s přírodními prvky

4. Firemní identita

Návrh interiéru nových kanceláří by měl co nejvíce odrážet firemní identitu. Docílí se toho implementací loga, firemních barev, dekorací a kreativních řešení prostoru. Výsledný efekt podpoří firemní kulturu a bude lépe působit na klienty i návštěvníky.

Vzduchotechnické potrubí

5. Technologie

Bez přístupu ke kvalitním moderním technologiím se dnes kanceláře již neobejdou. Ujistěte se, že změnou sídla nepřicházíte
o technologické výhody a přemýšlejte, jak do nového pracoviště zapojit technologické vychytávky.

Open space prostor

6. Inovativní přístupy k práci

S menšími kancelářemi lze velmi dobře pracovat v hybridním režimu. Zavedení flexibilního konceptu, práce odkudkoliv a další způsoby, jak skloubit práci z domova a z kanceláře, nejsou výhodné pouze v době pandemie. Dávají zaměstnancům svobodu výběru místa, kde se jim pracuje nejlépe.

Efektivní strategie stěhování

Stěhování je týmový úkol jako každý jiný a je k němu tak potřeba přistupovat. Pokud má celý proces proběhnout co nejefektivněji a bez zbytečných zádrhelů, tak je potřeba se si předem připravit strategii, která by měla zahrnovat:

  • Odpovědné osoby, které mají za úkol stěhování organizovat, kontrolovat průběžně o něm informovat.
  • Co nejpřesnější časový rozvrh, který je dostupný pro všechny, kterých se přímo týká.
  • Výsledné cíle a kroky k jejich dosažení, které lze postupně objektivně prohlásit za dokončené a odškrtnout z checklistu. Vyhnete se tak chaosu a nejasnostem z hlediska časového rozvrhu (jakmile je hotovo X a Y, začneme se Z a teprve po dokončení Z se stěhujeme).
  • Odpovědi na klíčové otázky pro zaměstnance (dostupnost, charakteristika lokality, výhody nových kanceláří, rozmístění prostor)
  • Komunikační plán, ve kterém bude zahrnuta nejenom interní komunikace, ale také informování klientů a sdílení na sociálních médiích společnosti.
Popsaná tabule

Shrnuto a podtrženo

Díky dobře připravené strategii nebudete zbytečně ztrácet čas a průběžně ji můžete upravovat, když vyvstanou během procesu stěhování problémy nebo se objeví nutné změny.

S otázkami stěhování do nových kanceláří vám velmi rádi pomůžeme. Nabízíme vám schůzku s našimi
move managery z oddělení workplace consultancy.

Zaujal vás tento článek? Sdílejte jej.