Správny mix konferenčných miestností v kancelárii
Medzi dôležité činnosti kancelárskej práce patria porady. Na tento účel klasicky slúžia konferenčné miestnosti pre schôdzky s kolegami či klientmi. Každé stretnutie má iný charakter. Napriek tomu majú niektoré firmy zasadačky postavené podľa jedného kľúča. Objavte s nami rôzne druhy konferenčných miestností a ich prednosti.
Podľa čoho určiť počet a typ konferenčných miestností?
Do veľkej miestnosti sa zmestí oveľa viac ľudí pri maximálnom vyťažení, ale ako často k takýmto stretnutiam skutočne dochádza? Počet a kapacita konferenčných miestností, ktoré by vaša spoločnosť mala mať, závisí od počtu vašich zamestnancov, rozloženie pracovného priestoru a frekvencii schôdzok. Veľkú úlohu samozrejme zohráva tiež firemná kultúra.
Typy konferenčných miestností z hľadiska veľkosti
Osloboďte sa od predstavy, že konferenčná miestnosť musí byť dlhý priestor s veľkým stolom a množstvom stoličiek okolo. Tu je prehľad najobľúbenejších typov, ktoré je možné v kancelárii využiť.
Voľne stojaci phone booth
V dnešnej dobe prebiehajú schôdzky čím ďalej tým častejšie online alebo cez telefón. V kancelárii by preto nemal chýbať priestor, kde zamestnanci môžu v súkromí a pokoji odbaviť videohovor. Áno, nejedná sa vo svojej podstate o konferenčnú miestnosť, ale určite je potrebné túto variantu spomenúť. Mikrokancelárie môžu byť pre jednu i viac osôb. Ohromnou výhodou je možnosť ich ľahkého premiestnenia.
Otvorené stretávacie zóny
Schôdzky medzi kolegami najčastejšie prebiehajú v malých skupinkách. Niekedy na tento účel nepotrebujete ani stôl či miestnosť. Relaxačný priestor s pohodlným a originálnym nábytkom v blízkosti kuchynky predstavuje ideálne stretávacie miesto pre malé tímy.
Coupé
Skvelým tipom je tiež otvorená zasadacia miestnosť pre rýchle schôdzky pripomínajúce vlakové kupé. Kolegov nerušíte, sú stranou open space a nemusíte ich rezervovať.
1 to 1 miestnosti
Na rozdiel od vyššie zmieneného sa tu riešia dôverné záležitosti.
Je nutné veľmi dôsledne riešiť ich akustickú nepriezvučnosť.
Team room
Ide o priestor určený najmä pre brainstorming a riešenie tímových úloh. Maximálny počet ľudí v tejto miestnosti by sa mal pohybovať okolo 6 a nesmie chýbať tabuľa pre zapisovanie nápadov. Tento typ miestnosti tiež skvele funguje ako vyučovací priestor pre malé skupiny zamestnancov.
Workshopová miestnosť
Pre organizovanie workshopov je vhodné mať miestnosť pripravenú pre rôzne druhy zasadacieho poriadku a rôzne spôsoby využitia. V tom pomáha predovšetkým ľahko premiestniteľný nábytok.
Huddle room
Jedná sa o malú zasadaciu miestnosť pre 3 až 6 osôb, ktorá je vybavená audio / video technológiami pre rýchle tímové stretnutia. Je ideálna pre plánované i neplánované pracovné stretnutia, umožňuje tímu diskutovať bez rezervácie väčšej miestnosti.
Prednášková miestnosť
Veľký priestor určený na organizovanie skutočných konferencií
a prednášok, kam sa vojde pokojne 50 a viac ľudí. Tieto miestnosti sa oplatí budovať flexibilne tak, aby sa šikovným usporiadaním mohli premeniť v niekoľko menších oddelených miest pre stretnutia a relaxovanie.
Malá konferenčná miestnosť
Najmä pre koordinačné stretnutia. Môže sa líšiť príjemným sedením pre dlhšie schôdzky alebo stolom na státie. Menšie rozmery sú vhodné ako pre rýchle a efektívne schôdzky, tak pre dlhšie meetingy, kde je dôležité ponoriť sa spoločne do práce v malom tíme.
Klasická veľká konferenčná miestnosť
Typ místnosti, který si každý z nás nejspíše představí, když se řekne „konferenční místnost”. Prostor s jedním dlouhým stolem
a sezením pro desítky lidí. Doporučujeme ji stavět především tam, kde probíhají pravidelná formální setkání ve větších skupinách. Nemusí se jednat o automatickou součást každé kanceláře. Velkou roli v těchto prostorech také hraje technické zázemí pro promítání a pořádání schůzek na dálku.
Design konferenčných miestností
Konferenčná miestnosť rozhodne nemusí byť sivá presklená kukaňa. Naopak, je skvelou príležitosťou pre zapojenie firemnej identity a kreatívnych prvkov. Typ sedenia záleží opäť na očakávanom počte zamestnancov v miestnosti a na firemnej kultúre. Tam, kde sa budú konať stretnutia s klientmi, nepatria sedacie vaky. Namiesto strohého sledu stoličiek možno ale zvoliť napríklad kombináciu nízkeho stola a pohodlných gaučov.
Akustické prvky
Pri návrhu konferenčných miestností je nutné dôkladne riešiť akustiku. Pomôcť môžu dizajnové akustické paravány alebo obrazce, závesy, svietidlá, koberec
či vhodná tapeta. Nezabudnite ani na technické prvky v podobe vetrania a vykurovania. Kvalita vzduchu, akustika a teplota patrí k veľmi dôležitým faktorom určujúcim spokojnosť a produktivitu zamestnancov. Konferenčné miestnosti by nemali byť mraziarne ani spoločné sauny.
Kam umiestniť konferenčnú miestnosť?
Zamestnanci nechcú strácať čas presunom
z pracovného miesta na druhú stranu budovy kvôli stretnutiam. Najmä menšie konferenčné miestnosti sa preto oplatí umiestniť naprieč celým kancelárskym priestorom a v blízkosti miest, kde dochádza k prirodzenému stretávaniu medzi kolegami.
Konferenčné miestnosti ideálne podporia schádzania a spoluprácu
Zle zvolený typ miestnosti od nich však dokáže odrádzať. Ich dizajn, rozmiestnenie a vybavenia je tak nutné prispôsobiť na mieru možnostiam firmy i požiadavkám zamestnancov. Skvelým príkladom vhodného mixu rôznych typov zasadacích miestností sú nové kancelárie Avast, v ktorých nájdete celkom 24 zasadačiek. Celkom 14 pre vopred plánované schôdzky a ďalších 10 pre neformálne stretnutia.
Chcete vaše kancelárie pripraviť na produktívne meetingy? Využite naše poradenstvo v oblasti pracovného prostredia a naplánujte s nami zmeny pre úspech svojej firmy.
Autori fotografií: Lukáš Hausenblas, Tadeáš Seidl, Petr Andrlík, Prokop Laichter, FR/VR
Publikované 21. 10.202