Moderné technológie robia kancelárie komfortnejšími, zdravšími a produktívnejšími
Digitálne technológie výrazne zmenili a neustále menia kancelársku prácu. Vývoj nových technológií ide dopredu a je len na konkrétnej firme, aké nástroje využije na zlepšenie produktivity alebo komunikácie medzi kolegami. My sme sa rozhodli pozrieť na niekoľko súčasných technologických trendov, ktoré kancelársky život už obohacujú. Zaostríme tiež na technológie, ktorých využitie v kanceláriách sa ešte len formuje.
Aplikácie pre rýchlu komunikáciu aj hladší chod kancelárie
Moderné technológie
Moderná kancelária nie je iba jedna budova alebo jej poschodie v jednej lokalite. Spoločnosti majú často pobočky v niekoľkých krajinách a v súčasnej situácii samozrejme veľa ľudí pracuje aj z domu. Ukočírovať tím na niekoľkých kontinentoch vyžaduje zodpovedajúce technologické vybavenie. Našťastie existuje veľké množstvo šikovných aplikácií, ktoré umožňujú nielen rýchlu komunikáciu tvárou v tvár či cez písaný text, ale aj bleskové zdieľanie súborov alebo nápadov pri brainstormingu. Klasikou v tomto ohľade je dnes Slack ktorý poskytuje prehľadné prostredie pre chat medzi kolegami spolu so zdieľaním a komentovaním súborov.
Online schôdze
Organizovanie videokonferencií môže byť niekedy produktívnejšie ako stráviť polovicu dňa v konferenčnej miestnosti, ale zle zvolená aplikácia nedovolí online schôdzkam dosiahnuť svoj potenciál. Okrem obľúbeného softvéru ako Zoom, Google Meet alebo Skype for Business odporúčame pre video rozhovory vyskúšať aj BigBlueButton - open source nástroj vytvorený pre online vzdelávanie, ktorý sa skvele hodí pre brainstorming vďaka zdieľanej digitálnej tabuli a ďalším vychytávkam.
Smart aplikácie
Chod kancelárie môže niekedy pripomínať zľahka organizovaný chaos. Ak vás už nebaví neustále sledovať na recepcii, ktorá konferenčná miestnosť je práve obsadená a kedy je možné si ju zarezervovať, vyskúšajte napríklad aplikáciu Skedda. Táto aplikácia bola vytvorená ako online nástroj pre jednoduché vytváranie rozvrhov miestností v coworkingových priestoroch, no skvelo funguje aj
v klasickej kancelárii. Rozsiahlejšie funkcie pre chod kancelárie vrátane fakturácie alebo nástrojov pre komunikáciu so zákazníkmi ponúka softvérová platforma OfficeRnD.
Senzory a internet vecí
Efektívne prostredie
Osvetlenie, teplota či kvalita vzduchu v kancelárii majú enormný vplyv na produktivitu zamestnancov.
V mnohých kanceláriách preto začínajú implementovať tzv. Internet vecí - prepojenie senzorov
a smart technológií , ktoré umožňujú regulovať prostredie kancelárie efektívne a presne podľa momentálnych potrieb. Smart LED osvetlenie je prvým zásadným krokom k príjemnejšie modernej kancelárii. Svetlá sa vedia dynamicky zapínať a vypínať na základe registrácie pohybu v miestnosti a menia svoju intenzitu podľa množstva slnečného svetla.
Prepojenie
Zamestnanci potom majú možnosť si osvetlenie sami nastaviť cez aplikáciu vrátane jeho farebného zloženia. Podobným spôsobom možno pracovať aj s teplotou či vlhkosťou. Aplikácia Comfy umožňuje napojenie vzduchotechniky, kúrenia aj svetiel, vďaka čomu si môžu zamestnanci presne nastaviť prostredie
v kancelárii, ktoré im vyhovuje z hľadiska produktivity
a zdravia. Okrem toho dokáže Comfy tiež rezervovať miestnosti alebo dokáže slúžiť ako navigátor v budove. Aplikácia Spaceflow funguje podobným spôsobom, pretože dokazuje, čo dokazuje napríklad monitorovanie kapacity priestorov, čo je obzvlášť dôležité v období po koronavirové pandemíi.
Virtuálne projekty
Virtuálna atmosféra
Digitálna komunikácia je pre kancelárie aj v bežnom živote už normou. Stále sa v nej ale čiastočne strácajú určité nuansy osobného stretnutia.Virtuálna realita predstavuje jednu z najsľubnejších ciest, ako digitálny svet prepojiť so svetom reálnym. Kľúčom je vytvorenie virtuálneho prostredia, kde môžeme svoje zmysly
a prirodzené spôsoby komunikácie využívať lepšie ako pri ťukaní do klávesnice.
Diaľkové riešenie
Vďaka virtuálnej realite je už teraz možné napríklad diaľkovo trénovať zamestnanca vo virtuálnych výukových miestnostiach, ktoré napodobňujú prostredie,
v ktorom sa potom budú reálne pohybovať. Sľubnú cestu, ako virtuálnu realitu využiť, predstavuje aj jej uplatnenie
v HR pre organizovanie pohovorov a zoznamovanie potenciálnych zamestnancov s fungovaním kancelárie na diaľku.
Reálna vizualizácia
Vo virtuálnej realite môžete tiež doslova cestovať do budúcnosti. Napríklad španielsky výrobca kancelárskeho nábytku Actiu, ktorého CAPEXUS exkluzívne zastupuje
v Česku, vytvoril virtuálnu aplikáciu pre prezentáciu projektov. Navrhované priestory si tak miesto obrázkov môžete pozrieť v živej 360 stupňovej vizualizácii. Klient tak vo virtuálnom priestore vidí reálne rozloženie a proporcie budúceho interiéru. Virtuálny prístup je výhodný aj pre samotných dizajnérov, ktorí si môžu svoje doteraz nezrealizované návrhy prejsť a na vlastnej koži zistiť, ako pôsobia.
Inteligentné technológie sa musia inteligentne implementovať
Inovatívna technika
Vývoj technológií je extrémne rýchly a snaha udržať
s ním za každú cenu krok môže byť kontraproduktívna. Pred nasadením novejtechnológie do kancelárie je nutné vziať do úvahy nielen cenu, ale aj jej reálny prínos a možnosť zapojenia do firemnej kultúry. Odrazovým mostíkom pre implementáciu novej technológie je analýza využívania existujúcich technologických nástrojov. Aj tento krok je súčasťou Poradenstvo v oblasti pracovného prostredia, ktoré spoločnosť CAPEXUS tiež poskytuje. Zistite, čo sa osvedčilo, čo leží ladom a kde sa nachádzajú medzery, ktoré by technológie mohli vyplniť.
Publikované: 21. 5. 2020