Práca v čase koronavírusu - ako byť produktívny na home office
Aktuálna situácia v súvislosti s koronavírusom a prijímanie preventívnych opatrení prinútili mnoho firiem zaviesť plošne prácu z domu. Zatiaľ čo niektoré spoločnosti ponúkajú takzvaný home office svojim zamestnancom pravidelne ako súčasť benefitov, pre iné je to úplne nová situácia. Či už ste zamestnávateľ alebo zamestnanec, prinášame niekoľko tipov, ktoré pri práci z domu pomáhajú.
Správne sedenie
Máte prácu z domu spojenú s ôsmimi hodinami strávenými na gauči alebo v posteli s počítačom na kolenách? Potom si vytvárate nielen zdravotné problémy, ale aj veľmi nízku produktivitu. Správne sedenie by ste mali dodržiavať nielen v kancelárii, ale pokiaľ je to možné aj doma.
Vhodné pracovné miesto
Pracovná stolička by mala mať výškovo nastaviteľné operadlo, ktoré by sa malo dotýkať ramien. Výškovo nastaviteľná by mala byť aj bedrová opierka, ktorá pri správnom postavení podporuje prirodzené zakrivenie chrbtice. Lakte a predlaktia je potrebné mať podložené po celej dĺžke opierok, aby paže a ramená počas práce na klávesnici relaxovali. So správnym sedením pomôže balónik, ktorý umiestnite medzi chrbát a operadlo, alebo balančná podložka. Nohy by mali byť položené po celej dĺžke chodidiel na zemi alebo ešte lepšie na vyvýšenej podložke, napr. krabici. Zabudnite na sedenie s nohou cez nohu.
Veľmi dôležité je tiež pracovné prostredie. Vyhľadajte si svoj obľúbený kútik, kde budete mať relatívny pokoj, dostatok priestoru, čerstvého vzduchu a ideálne taktiež prirodzené svetlo. Príjemná atmosféra podporuje produktivitu a pozitívne ovplyvňuje náladu. Pravidelne vetrajte, aby ste mali prísun čerstvého vzduchu a snažte sa odstrihnúť od všetkých okolitých podnetov.
Režim je polovica úspechu
Práca z domu by mala čo najviac kopírovať váš bežný kancelársky režim. Ak vaša pracovná doba začína
o ôsmej ráno, nie je vhodné vstávať 15 minút vopred
a ešte v pyžame si sadnúť za počítač. Namiesto toho si doprajte dostatok času na ranné rituály, vrátane raňajok. Nepodceňujte ani oblečenie. Pyžamo síce môže byť pohodlné, ale ak sa oblečiete podobne ako by ste išli von, podvedome budete na prácu lepšie pripravení.
Dodržujte pauzy na obed či desiatu, získate tým čas na cenný odpočinok. Navyše pravidelnosť pomáha správnemu fungovaniu našich vnútorných biologických hodín, ktoré ovplyvňujú aj trávenie či kvalitu spánku. Akonáhle sa vám podarí dodržať režim, nestane sa vám, že sa pracovné povinnosti natiahnu až do neskorého večera. Ak to vaša práca a úlohy umožňujú, končite v pravidelný čas a odpustite si vybavovanie e-mailov neskoro večer či pred spaním.
Pravidelný odpočinok
V kancelárii si iste doprajete pravidelné pauzy na kávu, obed, olovrant či krátku prechádzku. A to je dobré! Pokračujte v nastavenej rutine aj počas práce z domu - odpočinutí budete ďaleko efektívnejší a spokojnejší. Nedávny výskum japonských vedcov napríklad dokázal, že relaxácia za prítomnosti zelene má pozitívny dopad na psychiku zamestnancov. Pár minút odpočinku tak možno využiť na krátku zdravotnú prechádzku so psom (samozrejme s rúškom) alebo ponaťahovanie pri joge. Pohyb prospeje telu a osvieži myseľ. A kto vie, možno sa vrátite k stolu s úplne novým nápadom alebo vylepšením, ktoré vám dovtedy nenapadlo.
Práca z domu je o dôvere
Práca z domu závisí na obojstrannej dôvere medzi zamestnávateľom a zamestnancom.
Ak ste zamestnávateľ a váhate, či zamestnanci trávia čas efektívne, zadávajte im úlohy a termíny, podobne ako pri práci v kancelárii. Je jasné, že práca z domu sa kontroluje trochu zložitejšie, než keď človek sedí v kancelárii vedľa svojho nadriadeného. Na druhej strane v dobe pokročilých informačných technológií existuje celý rad aplikácií, pomocou ktorých je možné zadávať úlohy, meniť ich, či sledovať ich plnenie.
Zadávanie a kontrola plnenia úloh
Medzi užitočné aplikácie patrí napríklad Trello, v ktorom sa vytvárajú nástenky s úlohami. Tie je možné rôzne posúvať v závislosti na tom, v akej fáze úloha je. Ďalej možno
k úlohe priradiť používateľa, časové termíny aj súvisiace súbory. Ďalším užitočným on-line nástrojom je MindMeister, ktorý pomáha s brainstormingom a vytváraním myšlienkových máp. Aplikácia sa dá využívať aj bez pripojenia na internet a pre viac ľudí naraz. Užívatelia
si môžu vytvárať a zdieľať svoje myšlienky, komentovať
a pridávať ďalšie dokumenty, obrázky či videá, rovnako ako externé odkazy. Myšlienkové mapy si potom môžu upraviť
v interaktívnej prezentácii.
Spoločná komunikácia
Absolútnym základom pre efektívnu prácu na diaľku je komunikácia. Pravidelná socializácia je navyše pre ľudí pracujúcich z domu nesmierne dôležitá. Skúste sa spojiť
s kolegami minimálne raz za deň a okrem práce prebrať, čo je u nich nové. Pravidelné týždenné porady zvládnete
s prehľadom prostredníctvom videokonferencie, stačí
k tomu notebook s kamerou a zabudovaným mikrofónom alebo slúchadlá s mikrofónom. Využiť na to môžete napríklad Skype či Google Meet.
Ďalšou možnosťou je aplikácia Microsoft Teams slúžiaca ako chatovací nástroj, dátové úložisko aj na videokonferenčné hovory. A nemenej obľúbený je v posledných rokoch tiež Slack. V tomto jednoduchom a prehľadnom prostredí možno s kolegami nielen chatovať a telefonovať, ale aj posielať si dokumenty a tie následne komentovať. Chaty zamerané na konkrétne projekty a úlohy môže čítať niekoľko desiatok ľudí, ale umožňuje aj komunikáciu vo dvojici. Navyše sa dá prepojiť s ďalšími cloudovými službami, ako je napríklad Google Disk.
Mnoho firiem využíva pre prácu veľmi zložité a komplikované systémy, je ťažké sa v nich orientovať, nieto synchronizovať spoločnú prácu. Jedným z nástrojov, ktorý nám môže pomôcť je Teamogy. Umožňuje ľahko a rýchlo získať prehľad o celom fungovaní firmy, do systému možno zaznamenať zákazky, časové výkazy, uložiť dôležité dokumenty a kontakty, alebo naplánovať úlohy. Vďaka použitiu jedného systému ušetríme náklady aj čas a všetko máme na dosah.
Čas pre seba
Home office ušetrí čas, ktorý by ste inak strávili v aute či hromadnej doprave. Využite ho preto na aktivity, na ktoré vám bežne nezostáva priestor, či už sa jedná o pomalé raňajky, čítanie knihy, vzdelávanie alebo cvičenie. Nastavte si kolegami zdieľané pracovné kalendáre tak, aby všetci mali prehľad, kedy ste k dispozícii, aké úlohy vás čakajú a kedy už nepracujete.
Publikované: 17. 3. 2020