Kedy a prečo sa oplatí sťahovanie do nových kancelárií?

Presun kancelárií je logisticky aj investične náročný proces. Dlhodobo však presťahovanie do nových kancelárií môže priniesť pozitívne zmeny v spokojnosti zamestnancov a finančnej stability firmy. Predtým, než ku sťahovaniu dôjde, je potrebné zvážiť veľa faktorov, ktoré ovplyvnia úspešnosť presunu do nových kancelárskych priestorov. Pozrime sa teda zblízka na všeobecne platné rady aj skúsenosti reálnych zamestnancov, ktorí si sťahovaním do nových priestorov prešli.

Dopad na zamestnanca

B2B portál Clutch.com v minulom roku vykonal prieskum u stálych zamestnancov niekoľkých desiatok firiem, ktoré v posledných 10 rokoch zmenili sídlo svojich kancelárií. Celkovo sme sa pýtali 503 zamestnancov a z výsledkov okrem iného vyplýva, že:

  • Pre 68% zamestnancov malo sťahovanie pozitívny vplyv na ich produktivitu a spokojnosť s pracovným prostredím.
  • Za hlavnú výhodu sťahovania kancelárií považujú zamestnanci zvýšený komfort (68% opýtaných). Veľkú rolu tiež hrá viac priestoru pre prácu (61%), vizuálne príťažlivejšie prostredie (50%) a lepšia lokalita (48%).
  • Aj keď dlhodobo prinieslo sťahovanie pozitíva, pre 67% zamestnancov bolo samotné sťahovanie spojené s krátkodobým poklesom produktivity a zvýšeným stresom.
  • U ľudí s negatívnymi skúsenosťami malo najväčšiu váhu dlhšie dochádzanie do kancelárie (30%) a horšia lokalita kancelárií (18%).
Uvoľnená atmosféra medzi kolegami

Hlas zamestnancov

Zamestnanci by preto mali mať svoj hlas pri výbere lokality nových kancelárií, načasovanie sťahovania (aj keď ideálna doba neexistuje) a tiež pri zariaďovaní a úpravách interiéru kancelárií. Presun sídla firmy v skutočnosti neušetrí peniaze, ak za nižší prenájom zaplatíte zníženou produktivitou a spokojnosťou zamestnancov. Je teda potrebné pred sťahovaním aj navrhnutím nových kancelárií uskutočniť dopytovanie medzi zamestnancami, z ktorého vyplynú realistické požiadavky na možné zlepšenia.

Najlepšie je, ak takéto vyšetrovanie vykonáva priamo firma, ktorá prípravu nových kancelárií zaisťuje, pretože potom možno rovno pripraviť niekoľko možných variantov riešenia a zapracovať ich do návrhu.
 

Tímová spolupráca na pracovnom projekte

Prioritou
je komunikácia

Nutnosťou je tiež pravidelná a dostatočne obsiahla komunikácia o budúcom / potenciálnom sťahovaní. Využite všetky hlavné komunikačné kanály, ktoré máte
k dispozícii (interný informačný systém, firemný email, spoločné stretnutia ...) na informovanie zamestnancov
o všetkých chystaných zmenách 
a vývoji príprav nových kancelárií. Nie vždy je pred dokončením možná ukážka nových priestorov naživo, ale fotografickú reportáž zamestnanci určite ocenia.

V dôsledku krízy spojenej s pandémiou nového typu koronavírusu firmy hľadajú kancelárie s menšou výmerou. Znamená to teda, že je potrebné obetovať vysoko cenenú výhodu pre zamestnancov, teda väčší priestor na prácu? Vôbec nie. Reálna výmera priestoru nie je priamo úmerná subjektívnemu pocitu z pracovného prostredia. Ak správne implementujete akustické opatrenia, vizuálne rozdelíte a zároveň presvetlíte interiér, tak aj v menších kanceláriách môžu zamestnanci získať viac osobného priestoru.

Pre a proti

Ako sa teda rozhodnúť vo chvíli, keď neviete, či výhody sťahovania prevažujú nad nevýhodami?
Zamerajte sa na nasledujúce faktory:

Záber na svetlá

1. Náklady

Do úvahy je nutné vziať všetky náklady a porovnať existujúce kancelárie s potenciálnymi priestormi na presťahovanie.
Aká je situácia ohľadom nájmu, cien energií či služieb?
Sťahovanie predstavuje dobrú motiváciu pre komplexný audit výdavkov spoločnosti a hľadanie viac efektívnych medzier.

Pražská električka

2. Dostupnosť pre zamestnancov

Dlhé dochádzanie a nedostatočná infraštruktúra verejnej dopravy môžu aj z inak skvelých priestorov urobiť veľmi zlú voľbu. Dávajte si pozor, aby tento faktor pre mnoho zamestnancov neprevážil všetko ostatné a sťahovanie by vás tak pripravilo o veľa skúseností vo firme.

Výhľad na budovu v ktorej sídli kancelárie IPP

3. Lokácia

Okrem dostupnosti je pre lokalitu tiež dôležité jej okolie.
Majú zamestnanci možnosť tráviť prestávky v príjemnom prostredí?
Je v blízkosti nových kancelárií dostatočná občianska vybavenosť?

Minimalistická recepcia s prírodnými prvkami

4. Firemná identita

Návrh interiéru nových kancelárií by mal čo najviac odrážať firemnú identitu. Docieli sa toho implementáciou loga, firemných farieb, dekorácií a kreatívnych riešení priestoru. Výsledný efekt podporí firemnú kultúru a bude lepšie pôsobiť na klientov i návštevníkov.

Vzduchotechnické potrubie

5. Technológia

Bez prístupu ku kvalitným moderným technológiám sa dnes kancelárie už nezaobídu. Uistite sa, že zmenou sídla neprichádzate
o technologické výhody a premýšľajte, ako do nového pracoviska zapojiť technologické vychytávky.

Open space priestor

6. Inovatívne prístupy k práci

S menšími kanceláriami možno veľmi dobre pracovať
v hybridnom režime
. Zavedenie flexibilného konceptu, práca odkiaľkoľvek a ďalšie spôsoby, ako skĺbiť prácu z domova
a z kancelárie
, nie sú výhodné iba v čase pandémie. Dávajú zamestnancom slobodu výberu miesta, kde sa im pracuje najlepšie.

Efektívna stratégia sťahovania

Sťahovanie je tímová úloha ako každá iná a je k nej tak potreba pristupovať. Pokiaľ má celý proces prebehnúť čo najefektívnejšie a bez zbytočných zádrheľov, tak je potrebné si vopred pripraviť stratégiu, ktorá by mala zahŕňať:

  • Zodpovedné osoby, ktoré majú za úlohu sťahovanie organizovať, kontrolovať priebežne o ňom informovať.
  • Čo najpresnejšie časový rozvrh, ktorý je dostupný pre všetkých, ktorých sa priamo týka.
  • Výsledné ciele a kroky na ich dosiahnutie, ktoré možno postupne objektívne vyhlásiť za dokončené a odškrtnúť z Checklist. Vyhnete sa tak chaosu a nejasnostiam z hľadiska časového rozvrhu (akonáhle je hotovo X a Y, začneme sa Z a až po dokončení Z sa sťahujeme).
  • Odpovede na kľúčové otázky pre zamestnancov (dostupnosť, charakteristika lokality, výhody nových kancelárií, rozmiestnenie priestorov).
  • Komunikačný plán, v ktorom bude zahrnutá nielen interná komunikácia, ale aj informovanie klientov a zdieľanie na sociálnych médiách spoločnosti.
Popísaná tabule

Zhrnuté
a podčiarknuté

Vďaka dobre pripravenej stratégii nebudete zbytočne strácať čas a priebežne ju môžete upravovať, keď vzniknú počas procesu sťahovania problémy alebo sa objavia potrebné zmeny.

S otázkami sťahovania do nových kancelárií vám veľmi radi pomôžeme. Ponúkame vám stretnutie s našimi
move managermi z oddelenia workplace consultancy.

Publikované 30. 9. 2020

Zaujal vás článok? Zdieľajte ho.