Decentralizovaná kancelária budúcnosti alebo koncept Hub & Spoke
Pandémia koronavírusu počas pár mesiacov presunula značnú časť zamestnancov na home office. Mohlo by sa teda zdať, že kancelárie už nebudú potrebné. Evolúcia kancelárskych priestorov však neustále prebieha a ku zmenám by prišlo aj bez katalyzátora v podobe vírusu. Práve jeden z nových modelov, ktorý nadobúda čoraz väčšiu popularitu, je tzv. Hub & Spoke.
Hub & Spoke
Tento výraz sa pôvodne objavil v logistike, kde označuje systém jedného hlavného skladiska s menšími regionálnymi prekladiskami. V oblasti kancelárií sa jedná o decentralizáciu pracovného priestoru. Existuje jedno hlavné firemné centrum (headquarters), kde majú zamestnanci k dispozícii miesta pre prácu, ale môžu sa rozhodnúť tiež pracovať na jednom z menších lokálnych centier (často úplne mimo rušné „mesto“), mimo vlastné priestory sa môže jednať aj o coworkingové centrá. Každý zamestnanec tak má možnosť si kedykoľvek vybrať, ktorá časť firemného systému kancelárií mu v daný moment najviac vyhovuje pre prácu.
Hlavné výhody Hub & Spoke
Prečo sa vlastne firmy dnes obracajú k tomuto decentralizovanému modelu? Dôvodov je až prekvapivo veľa:
Flexibilita
Flexibilita je dôležitá z hľadiska zamestnancov aj zamestnávateľov. Zatiaľ čo jednotliví pracovníci nemusia riešiť dlhé dochádzanie a môžu si vybrať kanceláriu presne podľa svojich potrieb, zamestnávateľom Hub & Spoke poskytne väčšiu pružnosť z hľadiská nájmu. V dnešnej dobe je nutné byť schopný reagovať na náhle zmeny a systém Hub & Spoke to firmám umožní viac ako sústredenie sa na jednom hlavnom bode.
Ušetrené výdaje
Menšia plocha kancelárií v centrách a využitie lacnejších priestorov v regiónoch znamená, že firma ušetrí ako na nájomnom, tak za energie a ďalšie položky v rozpočte.
Šetrnosť k životnému prostrediu
Keď zamestnanci nemusia každý deň dochádzať do kancelárií a využívajú celkovo menej energie, výrazne sa znižuje uhlíková stopa celej firmy.
Expanzia spoločnosti
Expanzia pomocou malých lokálnych pobočiek je rovnako cenná, za to však o dosť lacnejšia ako otvorenie sesterského centra rovnako veľkého ako hlavná pobočka.
Rozmanitejšie možnosti náboru
Talentovaní zamestnanci mimo veľké mestské centrá, predstavujú potenciál hlavne v profesiách, ktoré trpia nedostatkom kvalifikovanej sily. Firma s Hub & Spoke kanceláriami má dosah na tieto nevyužité ľudské zdroje. Skvelým príkladom sú IT špecialisti z technologickej spoločnosť BOOTIQ, ktorá podľa typu projektu umožňuje vývojárom pracovať z domova, v internom tíme klienta, či z kancelárií v Prahe, Plzni, Ostrave, Olomouci alebo v Jihlave. Ďalšie pobočky majú na Slovensku.
Hub & Spoke reaguje na potreby zamestnancov
Office vs. home office
Predstava, že každý zamestnanec túži pracovať z domova je mylná. Vychádza to napríklad z nedávneho prieskumu architektonickej firmy Gensler. Z 2600 opýtaných kancelárskych pracovníkov, iba 12% preferovalo trvalý home office. 70% respondentov sa vyjadrilo, že by radi pracovali v kanceláriách aspoň 3 dni v týždni.
Hub & Spoke poskytuje zamestnancom voľnosť aj zázemie firemných priestorov. Ide teda o kompromis, ktorý zodpovedá reálnym potrebám veľkého počtu ľudí, ktorí nechcú neustále pracovať v rovnakom prostrední.
Ako decentralizácia kancelárie môže vyzerať?
Možnosť voľby
Regionálne pobočky nie sú ničím novým. V prípade Hub & Spoke však majú do každej pobočky otvorený prístup všetci zamestnanci a nepredpokladá sa, že by zostávali na jednom mieste. Okrem sídla firmy a jednotlivých pobočiek potom do modelu môžeme zahrnúť ešte možnosť vybrať si home office alebo využívať coworkingové centrá, s ktorými firma naviaže v regióne spoluprácu.
Sústredenú prácu na úlohe môže zamestnanec v modely Hub & Spoke vykonávať primárne doma, nové nápady prediskutuje s kolegami v coworkingovom centre (kde je možné ľahko navodiť kreatívnu spoluprácu s ďalšími firmami) a s dôležitým klientom sa stretne v reprezentatívnom hlavnom sídle.
Ideálne by mala byť kvalita priestorov a vybavenia uprednostňovaná pred kvantitou. Odporúča sa zamestnancom poskytnúť to, čo si doma pravdepodobne nezaistia. Napríklad výškovo nastaviteľné stoly a monitory, akusticky a audiovizuálne perfektne vybavenú miestnosť.
Prekážky pro Hub & Spoke model kancelárie
Dobrý plán je prvou vecou k úspechu
Niektorí odporcovia Hub & Spoke prístupu sa obávajú nedostatku reálneho pracovného priestoru pre jednotlivých zamestnancov. Nejednotnosť Hub & Spoke modelu si tiež vyžaduje väčšiu snahu na udržanie jednotnej firemnej kultúry. Predsa len na jednom mieste sa spoločné hodnoty budujú o niečo jednoduchšie.
Logistické či kultúrne prekážky je však možné prekonať dobrým plánovaním a manažérskou snahou o zapojenie každej pobočky do diania v spoločnosti. Vírus nevírus, kancelárie sa menia a systém Hub & Spoke vyzerá ako veľmi lákavá cesta pre spoločnosti, ktoré si potrpia na flexibilný prístup k práci.
Ak medzi tieto spoločnosti patríte a chcete kancelárie zmeniť, neváhajte nás kontaktovať. Vylepšili sme pracovné prostredie pre viac ako 400 spoločností a radi sa postaráme o váš projekt od začiatku do konca.
Autor fotografií: Petr Andrlík, Unsplash
Publikováno: 15. 2. 2021