Ako funguje v kancelárskej praxi zdieľané pracovné miesto?
Zdieľanie pracovných miest v kancelárii prináša množstvo výhod. S efektívnym využitím pracovného miesta totiž môžete nielen ušetriť peniaze, ale taktiež zvýšiť produktivitu svojej kancelárie. Aké zásady je vždy vhodné dodržiavať a pre aké profesie nie je zdieľanie stola vhodné? Prinášame najdôležitejšie informácie.
Zdieľané pracovné miesto alebo
hot desking
Model zdieľaného pracovného miesta vznikol už na konci 20. storočia a bežne sa označuje ako „desk sharing“ alebo „hot desking“. Tento názov prešiel z pôvodného označenia „hot bunking“, ktorým námorníci nazývali zdieľané postele pre pracujúcich na smeny.
Konceptu zdieľania jedného pracovného stola pre viacerých zamestnancov rastie popularita, a to predovšetkým kvôli skutočnosti, že mnoho firiem sa naučilo v uplynulých rokoch fungovať
v tzv. hybridnom režime. Zamestnanci
kombinujú pobyt v kancelárii s prácou z domu.
Zdieľanie miest v číslach
O dobrých dôvodoch na zavedenie desk sharingu vás môžu presvedčiť aj nasledujúce štatistiky:
-
Podľa štúdie spoločnosti Cushman & Wakefield z roku 2020, zdieľanie pracovných miest môže v priemere znížiť náklady na nájom kancelárskeho priestoru o 25 až 30 %.
-
Podľa štúdie spoločnosti Deskmag z roku 2019, 74 % používateľov zdieľania pracovných staníc uvádza, že sa im podarilo zlepšiť svoju produktivitu.
-
Podľa prieskumu spoločnosti Global Workplace Analytics z roku 2020, 86 % zamestnávateľov uvádza, že zdieľanie pracovných miest zvyšuje spokojnosť a angažovanosť zamestnancov.
-
odľa štúdie spoločnosti Coworking Resources z roku 2021, 44 % používateľov zdieľaných pracovných staníc pracuje vo firmách s menej ako 10 zamestnancami, zatiaľ čo 37 % pracuje vo firmách s viac ako 100 zamestnancami.
Medzi firmy, ktoré využívajú zdieľanie pracovných miest, patria nielen giganti ako Google alebo Microsoft, ale aj mnoho našich klientov ako LMC, Pierre Fabre, Productboard alebo T-Mobile.
Využite voľné
miesto efektívne
Pokiaľ firma kombinuje prácu na diaľku a prácu
z kancelárie všeobecne platí, že stačí mať k dispozícii pracovné miesto pre zhruba 80 % zamestnancov. Voľné miesto, ktoré získate odstránením prebytočných stolov,
je možné prakticky využiť. S tým vám pomôže naše oddelenie workplace consultancy, ako aj tím
skúsených architektov.
Do voľného priestoru je možné umiestniť napríklad relaxačnú zónu alebo priestor na spoluprácu a brainstorming. Rozšírenie možností pre zamestnancov zvýši celkovú produktivitu kancelárie a udrží v priestore príjemnú atmosféru.
Ako môže zdieľané pracovné miesto fungovať?
Model zdieľaného pracovného miesta je vhodný
pre zamestnancov, ktorí nepracujú z kancelárie každý deň. Úplne nevhodné je potom tento koncept využívať
pri pozíciách, kde ľudia pracujú s väčším množstvom dokumentov a papierov. Zdieľanie sa veľmi dobre osvedčilo u ľudí kombinujúcich prácu z domu s prácou
z kancelárie a na svoju činnosť potrebujú len počítač a internetové pripojenie.
Zásadné pre fungovanie zdieľaného miesta je nastavenie pevných pravidiel. Najmä potom dodržiavanie vopred dohodnutého rozvrhu pre daný stôl. Veľmi prínosný je
pre bezproblémový chod kancelárie aj clean desk policy. Teda jasne vymedzené pravidlá o tom, ako by mal
váš stôl pri odchode z práce vyzerať.
Zásady, ktoré by ste mali pri hot deskingu dodržiavať
Pri zdieľaní stola medzi viacerými zamestnancami treba myslieť aj na určité hygienické pravidlá. Rozhodne by sa malo zabezpečiť každodenné upratovanie pracovného miesta a je vhodné mať k dispozícii aj dezinfekčné pomôcky a utierky, ktoré môžu zamestnanci využiť.
Ďalšou oblasťou, na ktorú treba myslieť, je bezpečnosť. Pokiaľ je na mieste využívaný napríklad spoločný počítač, mal by každý zamestnanec mať možnosť sa prihlásiť do svojho účtu. Je vhodné mať k dispozícii aj uzamykateľné zásuvky či skrinky, kam si jednotliví pracovníci môžu ukladať veci potrebné na prácu. Nakoniec každý zamestnanec je iný, a preto neváhajte investovať do kvalitného polohovateľného stola. Ten si bude môcť každý pracovník nastaviť presne podľa seba. To isté platí aj pre stoličku.
Rozdeľte priestor
na jednotlivé zóny
Aby hot desking skutočne fungoval, je nutné dopriať zamestnancom priestor pre kolektívne tvorenie aj oblasť pre sústredenú nerušenú prácu. Niektoré kancelárske miesta by sa mali nachádzať ďalej od seba. Dôležitá je aj premyslená akustika. Do voľnéhopriestoru môžete pak umiestniť veľký stôl určený na coworking.
Objavte výhody zdieľania
Desk sharing má množstvo benefitov. Aby však boli všetci spokojní, treba dodržiavať jasné pravidlá a premyslieť vopred celý koncept. Ten je nutné zohľadniť aj vo firemnej kultúre a nastavení jednotlivých procesov. Pokiaľ chcete
so zavedením zdieľaných miest poradiť, neváhajte nás kontaktovať. Ku každej firme pristupujeme úplne individuálne s cieľom nájsť optimálne riešenie.
Autori fotografií: Aeternus Pictures, Petr Andrlík, Prokop Laichter
Publikované: 19. 4. 2023
