Ako často a prečo upratovať kancelárie?
Čistá kancelária znamená zdravé, bezpečné a produktívne prostredie. Nie každý ale plánuje upratovať v kanceláriách efektívne a realisticky. Príliš pevný rozvrh, ktorý neberie do úvahy mimoriadne udalosti, môže niekedy zanechať kanceláriu aj niekoľko dní veľmi zanedbanú. Platí to tiež naopak. Príliš časté upratovanie vedie k zbytočným nákladom. Ako by teda mal vyzerať ideálny rozvrh upratovania v kancelárií a ako je nutné upraviť ho pre potreby konkrétneho priestoru ?
Nepriaznivé počasie
V malej kancelárií bez kobercov, kde sa pohybujú takmer výhradne zamestnanci, nie je nutné pravidelne organizovať upratovacie práce rovnako často ako v niekoľkoposchodovom kancelárskom priestore nadnárodnej spoločnosti. Čím viac ľudí sa kanceláriách pohybuje, tím častejšie je potrebné priestor upratovať. Najmä po daždi sa na topánkach do kancelárie dostane veľké množstvo špiny a absolútne najväčšia je jej koncentrácia pred recepciou, kadiaľ denne prejde nielen veľa zamestnancov, ale tiež návštevníkov.
Ešte viac pozornosti je potrebné venovať upratovaniu tam, kde kanceláriu používa niekoľko subjektov naraz. Spoločné kancelárie môžu ušetriť peniaze za prenájom, ale zároveň s nimi súvisí nutnosť dohovoru na spoločných štandardoch čistoty, hygieny a celkového poriadku.
Upratovací rozvrh
Základný upratovací rozvrh kancelárie, v ktorom sa pohybujú najmä zamestnanci a pracuje v nich 20 až 30 ľudí, vyzerá nasledovne:
1. Denné upratovanie
Kuchynky
Denne musia byť upratané priestory a povrchy, na ktorých hrozí rozšírenie nebezpečných baktérií. Sem zaraďujeme najmä toalety a miesta, kde dochádza k manipulácií s potravinami (najčastejšie teda kuchynka či jedáleň). Toalety by mali byť kontrolované niekoľko krát za deň a upratať ich podľa potreby.
V kuchynkách by nemala byť všetka zodpovednosť za poriadok iba na zamestnancoch, aj keď sa samozrejme očakáva, že si po sebe každý svoj neporiadok upracuje. Jeden krát za deň by mala byť celá kuchynka riadne vyčistená a následne jeden krát týždenne precízne vyčistená a skontrolovaná (nikdy by nemalo dochádzať k tomu, že v chladničke začnú hniť niekoľko týždňov staré zvyšky jedál).
Recepcia a lobby
Recepciu a oblasť okolo nej je nutné udržiavať v maximálne čistom stave, pretože jej vzhľad je súčasťou prvého dojmu pre mnohých klientov či iných návštevníkov. Minimálne jeden krát denne by mal byť odstránený prach, prečistiť povrchy a umyť/ povysávať nečistoty z kobercov. Venujte dôslednú pozornosť tiež organizácií a čistote sedenia. Všetky sklenené povrchy priťahujú šmuhy a odtlačky prstov, takže by mali byť denne kontrolované a čistené podľa potreby.
2. Týždenné upratovanie
Kompletné čistenie
Raz za týždeň (za normálnych okolností) by mali byť vyčistené všetky povrchy v kancelárií a povysávané a vyčistené koberce na miestach, kde sa pohybuje viac ľudí. Ideálne by k týmto činnostiam malo dochádzať cez víkend. Vynášanie košov je veľmi individuálne a môže prebiehať rôzne na základ druhov hromadiaceho sa odpadu. Recyklovateľný odpad veľa krát stačí vyniesť jeden krát týždenne, zatiaľ čo rozkladajúci sa zmiešaný odpad z kuchynky by nemal v koši zostávať príliš dlho.
Individuálny prístup
Súčasťou povinností zamestnancov by malo byť tiež rozumné udržiavanie poriadku na pracovnom mieste. Každý má svoj vlastný systém, ale obaly z jedla a ďalšie odpadky na pracovný stôl rozhodne nepatria. Základné upratanie pracovného miesta by malo prebiehať ideálne na konci každého dňa, väčšie upratanie aspoň raz týždenne.
3. Občasné upratovanie
Raz za čas
Do občasných úloh patrí všetko, čo je možné vyriešiť raz za mesiac, či dokonca pár krát za rok. Takto je možné riešiť umývanie okien (záleží na miere ich znečistenia zvonku) a hĺbkové čistenie kobercov, závesov, čalúnenia atď. Opäť platí, že návštevníkmi často využívané miesta sa musia upratovať častejšie. Nesmieme tiež zabudnúť na čistotu fasády a poriadok v okolí budovy, najmä ak sa vaše kancelárie nachádzajú v prízemí,
Neporiadok
zvyšuje stres
Veľa ľudí si spája neporiadok s kreativitou a produktívnou mysľou. Opak je ale pravdou. Neupratané priestory výrazne zvyšujú stres a vedú k nižšej efektivite práce. Neporiadok v kancelárií necháva myseľ častejšie spadnúť do prokrastinácie a samozrejme vedú k slabšej reprezentácií priestorov.
To môže mať vplyv nielen na vzťah so zákazníkmi, ale tiež s potenciálnymi talentovanými zamestnancami, ktorým práca v neporiadku nevyhovuje. Rozhodovať môžu aj veľmi malé detaily, ktoré rýchlo pritiahnu pozornosť. Typicky sa jedná o preplnené koše, šmuhy na povrchoch a kopa papierov na pracovných miestach. Čisté prostredie bez neporiadku samozrejme tiež výrazne znižuje frekvenciu úrazov v kanceláriách.
Súčasné problémy
a ako ich vyriešiť?
Pandémia nastolila úplne bezprecedentné a výrazne striktnejšie podmienky. Najväčšiu rolu v kanceláriách z hľadiska šírenia vírusov hrá výmena vzduchu, čistotu vzduchu nie je dobré podceňovať. Niekoľkokrát denne by malo dochádzať k dezinfekcií všetkých miest, kde dochádza k nepriame kontaktu ľudí, dezinfekčné prostriedky musia byť voľné dostupné pre všetkých zamestnancov a všetky pravidelné súčasti upratovania by mali prebiehať častejšie.
V prípade, že sa ochorenie aktívne šíri v populácií, odporúčame:
- Dôkladne čistiť konferenčné miestnosti po každej schôdzke a na konci dňa
- Čistiť toalety každé 2 hodiny
- Čistiť povrchy k kuchynke a jedálnych priestoroch každé 2 hodiny
- Každé 2 hodiny by mali byť čistené taktiež všetky miesta s vysokým stupňom nepriameho kontaktu (vypínače svietidiel, kľučky atď.)
- Súkromné kancelárie by mali byť dôkladne upratané po každom pracovnom dni
Zhrnuté
a podčiarknuté
nemožno dôležitosť upratovania kancelárií podceňovať. S tým, aby bolo možné kancelárie udržiavať čisté a upratané, rátame aj v našich návrhoch a projektoch. Neváhajte nás preto kontaktovať pre viac informácií. Radi s vami preberieme všetky predstavy o nových kanceláriách.
Autori fotografií: Unsplash, Tadeáš Seidl, Peter Fabo, Petr Andrlík , Rastislav Blaško
Publikované: 7. 9. 2020